プライバシーポリシー

Gemini Group K.K.（株式会社GEMINI GROUP）（以下「PolicyHQ」、「当社」、「私たちが」または「私たちの」）は、policyhq.aiにてPolicyHQサービスを運営しています。本プライバシーポリシーは、当社がどのような個人データを収集し、それをどのように使用し、誰と共有するか、およびお客様の権利について説明するものです。当社は日本の個人情報の保護に関する法律（APPI）を遵守し、EU一般データ保護規則（GDPR）の対象となるユーザーに対して同等の保護を適用します。

事業者詳細

• 会社名：株式会社GEMINI GROUP
• 郵送先住所： 〒102-0083 東京都千代田区麹町 4-8-1 THE MOCK-UP BY PORTAL POINT #103（日本）
• 代表者：　代表取締役　ラングリー実喜（Mickey Langley）
• プライバシーお問い合わせ先： privacy@policyhq.ai

1. 当社が収集するデータ

1.1 アカウントデータ

• メールアドレス、表示名、プロフィール写真
• 所属組織、役割、招待履歴
• 認証資格情報（ハッシュ化済み）およびセッショントークン
• 対応する第三者のシングルサインオンプロバイダーでサインインする際のOAuth識別子

1.2 利用データ

• 閲覧されたページ、使用された機能、検索クエリ、モニター定義、ウォッチリストの内容
• お客様が「Ask the corpus（コーパスに尋ねる）」機能に送信したチャットクエリ、およびそれらに回答するために取得されたコーパスの一節
• お客様が送信または受信したコメント、メンション、および通知
• 標準的なリクエストメタデータ：IPアドレス、ユーザーエージェント、タイムスタンプ

1.3 カスタマーコンテンツ

• メモ、タグ、プロジェクト構造、カスタムモニター、およびお客様が本サービスに入力した任意のテキスト。
• カスタマーコンテンツは、東京（日本）リージョンにプロビジョニングされたデータベースに保存されます。

1.4 当社が収集しないもの

• 決済カードデータ — 請求は当社の決済プロバイダーによって処理され、当社がお客様のカード番号を見ることはありません。
• 要配慮個人情報（人種、宗教、健康状態など）。ただし、お客様がカスタマーコンテンツに自発的に含めた場合を除きます。

2. データの利用方法

• 本サービスを提供、維持、および改善するため
• お客様を認証し、通知をルーティングし、ブリーフィング画面をお客様の関心に合わせてパーソナライズするため
• 要約、分類、および翻訳のために、AIプロバイダー（§ 4を参照）を通じてカスタマーコンテンツを処理するため
• トランザクションメール（招待、モニターの一致、週刊ダイジェスト）およびアカウント関連の通知を送信するため
• 不正行為、悪用、またはセキュリティインシデントを調査および防止するため
• 法的義務を遵守するため

3. 法的根拠（GDPR）

EU/EEA内のユーザーについて、当社はGDPR第6条に基づく以下の根拠に依拠します：

• 契約（第6条(1)(b)） — お客様が登録した本サービスを提供するため。
• 正当な利益（第6条(1)(f)） — 本サービスを保護し、不正行為を防止し、集計分析を行うため。
• 同意（第6条(1)(a)） — 設定でオプトイン/オプトアウトできる、オプションの電子メールチャネル（例：コメント・メンション通知）のため。
• 法的義務（第6条(1)(c)） — 適法な政府の要請に対応することが求められる場合。

4. サブプロセッサーおよびAIプロバイダー

当社はお客様の個人情報を販売しません。当社は、顧客リスト、加入者データ、またはカスタマーコンテンツを、マーケティングパートナー、データブローカー、またはその他の第三者に対して、その独自の利用のために共有することはありません。当社はユーザー情報を機密として扱い、以下に記載されている場合（当社に代わって行動するサービスプロバイダー、専門アドバイザー、および適法な要請）を除き、内部に保持します。

当社は本サービスを提供するために第三者のプロセッサーを使用しています。各プロセッサーが受信するデータ、リージョン、および認証を含む完全なリストは、policyhq.ai/security/subprocessors に掲載されています。

主なプロバイダー：

• 第三者プロバイダー（データベース、認証） — 東京リージョン
• 第三者プロバイダー（ホスティング） — アプリケーション用には東京（hnd1）、静的アセット用にはグローバルエッジ
• 第三者のAIプロバイダー（AIによる要約、分類、埋め込み、チャットの回答） — これらのプロバイダーに送信されるコンテンツは、各社のAPI利用規約に基づき、モデルのトレーニングには使用されません。
• 当社のプロンプトキャッシュが、選択された大量のcronジョブで有効になっています：キャッシュされたプロンプトは、繰り返しのリクエストを償却するために当該プロバイダーのインフラストラクチャ内に最大5分間保持され、その後失効します。
• 第三者プロバイダー（翻訳） — ProティアAPI、トレーニング目的の保持なし
• 第三者プロバイダー（ウェブ検索） — ニュース取り込みのために、追跡されている政策課題から派生した検索クエリ文字列を受信します。顧客を特定するデータは送信されません。
• 第三者プロバイダー（トランザクションメール） — 受信者メールアドレス + メッセージ本文

5. データの保持

• アクティブなアカウント： アカウントの存続期間中保持されます。
• 解約されたアカウント： カスタマーコンテンツは解約から30日以内に削除または匿名化されます。バックアップは90日以内にパージ（完全消去）されます。
• 監査ログ： セキュリティおよび運用上の調査のために12ヶ月間保持されます。
• コスト / 請求記録： 日本の税法に基づき7年間保持されます。

6. お客様の権利

お客様の管轄区域に応じて、お客様は以下の権利を有する場合があります：

• 当社が保有するお客様に関する個人データへのアクセス；
• 不正確なデータの訂正；
• 削除の要請（GDPR第17条に基づく「忘れられる権利」/ APPI第30条に基づく開示・利用停止等）；
• ポータブルな形式でのデータの出力；
• 特定の処理に対する異議申し立てまたは制限；
• 「設定」→「通知」からいつでもオプションの処理に対する同意を撤回すること。

これらの権利を行使するには、privacy@policyhq.ai まで電子メールを送信してください。要請に応じる前に、お客様の本人確認を行う必要がある場合があります。当社は30日以内に回答します。

6.1 日本（APPI）における要請

日本国内にいる場合、お客様は個人情報の保護に関する法律（APPI）に基づく権利 — 保有個人データの開示、不正確なデータの訂正、利用停止、および削除を含む — を有する場合があります。APPIに基づく要請は privacy@policyhq.ai までお送りください。

6.2 EEA / 英国における苦情

EEAまたは英国に所在し、当社の個人データ処理がGDPRまたは英国GDPRに違反していると思われる場合、お客様は当社に連絡することに加えて、現地の監督当局（国のデータ保護当局）に苦情を申し立てる権利を有します。

7. 国際移転

7.1　データの保存

お客様のカスタマーコンテンツは、原則として日本国内（東京リージョン）にプロビジョニングされたデータベースに保存されます。

7.2　国外移転

前項にかかわらず、当社は、本サービスにおける特定の機能（AIによる要約・分類・翻訳・チャット回答等）を提供するために必要な範囲に限定して、日本国外（アメリカ合衆国等）にある第三者（AIプロバイダー等のサブプロセッサー）にお客様のデータ（検索クエリやコーパスの一節等）を送信し、処理を委託する場合があります。

7.3　安全措置

当社は、移転先となる外国の個人情報保護制度を把握した上で、適切な安全管理措置を講じているプロバイダーのみを選定しています。

7.4　各国の個人情報保護制度の概要

主な移転先であるアメリカ合衆国（連邦）および各AIプロバイダーが所在する州における個人情報保護制度の概要、および当該第三者が講ずる措置に関する情報は、個人情報保護委員会が公表する情報（または当社が別途指定する一覧ページ [https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/]をご確認ください。

8. セキュリティ

8.1　安全管理措置

当社は、個人データの漏洩、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために、以下の通り必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

• 組織的安全管理措置： 個人データの取扱いに関する責任者を設置し、法令違反等を発見した場合の報告連絡体制を整備しています。
• 人的安全管理措置： 従業員に対し、個人データの取扱いに関する定期的な研修を実施しています。
• 物理的安全管理措置： 個人データを取り扱う区域の管理、および電子機器や書類の盗難・紛失防止策を講じています。
• 技術的安全管理措置： 通信時のTLS 1.3暗号化、保管時のAES-256暗号化、ロールベースのアクセス制御、監査ログ、および policyhq.ai/security に文書化されている管理策を用いて個人データを保護します。
• 外的環境の把握： 個人データを保管・処理している外国（アメリカ合衆国等）における個人情報保護の制度を把握した上で、安全管理措置を実施しています。

8.2　監督当局への通知

万が一、個人データの漏洩等の事故が発生した場合には、GDPRが適用される場合はその定めに従い72時間以内に、日本の個人情報保護法が適用される場合は同法および関係法令の定めに従って、速やかに関連する監督当局への通報および影響を受けるユーザーへの通知を行います。

9. 子ども

本サービスは16歳未満の子どもを対象としていません。当社は子どもから故意に個人データを収集することはありません。子どもが当社にデータを提供したと思われる場合は、privacy@policyhq.ai までご連絡ください。当社はそれを削除します。

10. クッキーおよび類似の技術

本サービスおよび当社のマーケティングサイトは、以下の目的のためにクッキーおよび類似の技術（例えば、localStorage、セッションクッキー、および分析ピクセル）を使用する場合があります：

• 厳格に必要（必須）： 認証、セッション管理、CSRF保護、およびセキュリティ。これらは、本サービスを損なうことなく無効にすることはできません。
• 機能性： 言語（EN/JP）、アクティブなプロジェクトスコープ、UI状態などの設定の記憶。
• 分析： 本サービスを改善できるよう、本サービスがどのように総体的に利用されているかを理解すること。

通常、ブラウザの設定を通じてクッキーを制御できます。当社が送信するトランザクションメールには、お客様の電子メールクライアントおよびセキュリティ設定に応じて、配信可能性やエンゲージメントを測定するための追跡ピクセルや追跡リンク（例えば、ダイジェストが開かれたか、またはリンクがクリックされたかなど）が含まれる場合があります。

外部送信について（電気通信事業法）。上記のクッキーおよび類似の技術の一部は、利用状況の測定および本サービスの改善を目的として、お客様の端末に記録され、または端末で生成される情報（アクセスログ、クッキー識別子、IPアドレス等）を、当社のために業務を行う第三者の分析・インフラ提供者に送信（外部送信）する場合があります。各送信先、送信される情報の内容、および利用目的の最新の一覧は、policyhq.ai/legal/external-transmission において公表し、随時更新します。

11. 変更

当社は本ポリシーへのいかなる変更もこのページに掲載し、「最終更新日」を更新します。重大な変更は、それが効力を生じる少なくとも30日前に電子メールで通知されます。

12. 連絡先

Gemini Group K.K.（株式会社GEMINI GROUP）〒102-0083 東京都千代田区麹町 4-8-1 THE MOCK-UP BY PORTAL POINT #103（日本）プライバシーに関するお問い合わせ：privacy@policyhq.ai